1.Syfte
1.1Förklaringar
1.2Samverkan
1.3Motsägelsefulla uppgifter och otydligheter
2.Förutsättningar för projekteringsuppdraget
2.1Styrande dokument
2.1.1 Administrativa föreskrifter (AF)
2.1.2 Objektspecifika föreskrifter (OF)
2.1.3 Riktlinjer
2.1.4 Av verksamheten godkänd programhandling
2.1.5 Rutiner och instruktioner
2.1.6 Underlag
2.1.7 Lokalanvisningar
3.Planering och styrning
3.1Förutsättningar för genomförande och idrifttagande
3.2Projekteringstidplan
3.3Ritningsleveransplan och ritningsförteckning
3.4Ekonomiuppföljning
3.5Resurser
3.6Möten
3.7Handläggare
3.8Samordningsansvarig
3.9Projekteringsinstallationssamordnare
3.10Projekt-/Projekteringsledare
3.11Samordning
3.12Risk- och möjlighetsanalys
3.13CAD/BIM-hantering
3.14Avsteg från godkända handlingar
3.15Projekteringsändringar
3.16Projektförändringar
3.17Oklara krav eller förändrade förutsättningar
3.18Validering av slutprodukt
3.18.1 Validering av styr och övervakning
3.19Arbetsmiljö
3.19.1Arbetsmiljöplan (AMP)
3.19.2Arbetsplatsdisposition (APD)
3.20Plan för granskning
3.21Programhandling
4.Kvalitet
4.1Dokumentation
4.2Egenkontrollplan
4.3Verifiering av projektering
4.4Validering av projekteringsskedet
5.Miljö
5.1Databas
6. Tillgänglighet

Detta dokument och dess stöddokument har som syfte att säkerställa kvaliteten i projekteringen och detaljprojektering. Det ska vara ett stöd för projektgruppen att förstå sitt uppdrag och veta vad beställaren förväntar sig för leverans samt vilka krav som ställs på denna. Beställare av uppdragen är Motala kommun men oftast genom anlitad projekt-/projekteringsledare. Dokumentet ska alltid användas i projekten så länge det inte finns separat framtagna projektspecifika rutiner gällande projekteringen och detaljprojekteringen.

1.1 Förklaringar

Anvisningarna gäller för projekteringsarbetet under följande skeden:
– Förprojektering (program- och systemhandling)
– Projektering (förfrågningshandling, bygghandling)
– Produktion (ändringar, relationshandlingar)
Med projekt-/projekteringsledare avses Motala kommuns utsedda projekt-/projekteringsledare för projektet alternativt utsedd funktionsplanerare eller biträdande i projekt där sådan utses.
Projektets organisation med roller kan variera och definieras för projektets olika parter vid projekteringsstartmöte.

1.2 Samverkan

Beställaren avser att bedriva i första hand byggnadsprojekt i totalentreprenad vilket innebär att det krävs av deltagarna att de tar ett stort ansvar för helheten i projektet och att de aktivt verkar för beställarens intressen. Samtliga projektdeltagare ska kunna samarbeta över kompetensområdesgränserna för att kunna undvika onödiga och förutsägbara krockar mellan olika discipliner.
Som uppdragstagare förväntas projektörer även samverka med resurser som tillhandahålls av Motala kommun. Det kan vara båda intern personal med ansvar för olika intressentområden (till exempel riktlinjeägare, konst, verksamhetutvecklare, måltidspersonal, städpersonal, driftpersonal) och externa resurser (till exempel som akustiker, fuktsakkunnig, inomhusmiljösakkunnig).
Vid utförandeentreprenad ska projektörer medverka vid projektets byggstartmöte där entreprenör får möjligheter att ställa frågor om eventuella oklarheter i bygghandlingarna.

1.3 Motsägelsefulla uppgifter och otydligheter

Skulle det finnas motsägelsefulla uppgifter mellan beställarens projekteringsanvisningar och föreskrifter mot gällande lagkrav går alltid gällande lagkrav först. Finns det otydligheter eller motsägelsefulla uppgifter mellan beställarens dokument ska dessa lösas inom projektet och enligt föreskriven avstegshantering.
Vid otydlighet kontaktas projekt-/projekteringsledare som för dialogen vidare med riktlinjeägarna hos beställaren.

2.1 Styrande dokument

Utöver lagstadgade krav styrs projekteringen av dessa förutsättningar:

2.1.1 Administrativa föreskrifter (AF)

Ramavtalets eller direktupphandlingens administrativa föreskrifter (AF) kravställer projekteringen.

2.1.2 Objektspecifika föreskrifter (OF)

Innehåller uppdragsbeskrivning samt underlag och uppgifter för aktuellt projekt.

2.1.3 Riktlinjer

Projektörer ansvarar för att tillgodose gällande riktlinjer i samråd med projekt-/projekteringsledare och beställare.

Avstegshantering

Respektive projektör ansvarar för att avsteg från riktlinjer kommuniceras med projekt-/projekteringsledare samt anmäls genom en avstegsrapport (mall avstegsrapport används) och godkännas av respektive riktlinjeägare hos beställaren innan avsteget arbetas in i handling. Vid motstridiga krav ska dessa sammanställas i avstegsrapport (mall avstegsrapport används) och skickas till berörda riktlinjeägare. Godkännandet sparas i beställarens projektportal. Avsteget ska arbetas in i Projekteringsmötesprotokoll.

2.1.4 Av verksamheten godkänd programhandling

För vidare projektering ska programhandling godkännas av verksamheten. Avsteg i programhandling hanteras mot ansvarig chef och lyfts upp på Styrgrupps/-projektgruppsmöten. Projekt-/projekteringsledare är ansvarig för att lyfta avstegen.
Dessa dokument ska godkännas av verksamheten:
– Utrymmesförteckning/Rumslista
– Rumfunktionsprogramblad, och eventuella Rumfunktionsritningar
– Planritning, inklusive Möbleringsskiss
– Redovisning av ytor – Excel

2.1.5 Rutiner och instruktioner

Projektets rutiner delges från beställaren till projekt-/projekteringsledare vid projektstart. Eventuella ändringar av rutiner och riktlinjer under projektering, bedöms från fall till fall.

2.1.6 Underlag

Ritningsfiler, ritningsunderlag och installationslistor delges till projekt-/projekteringsledare genom beställare.

2.1.7 Lokalanvisningar

Projektörer ska genomföra inventering på plats av aktuella lokaler och tekniska system för att verifiera befintliga underlag.
Projektör ska ta kontakt med Motala kommuns fastighetsservice som informerar om befintliga SÖ/automatlarm inom entreprenadområdet samt betjänande system som går till datoriserad övervakning.
Projektör ska beakta detta i handling och hur produktionen påverkar verksamheten för att minimera störningar.

 

3.1 Förutsättningar för genomförande och idrifttagande

Förutsättningar som påverkar genomförande som till exempel idrifttagande av etapper,
evakueringsbehov, närliggande verksamhet som är störningskänslig, kritiska transportvägar, materialhantering och särskilda tider ska beaktas i projekteringen och arbetas in i handlingar, tid- och leveransplaner.

3.2 Projekteringstidplan

Ett förslag till förprojekterings-/projekteringstidplan tas fram av respektive projektör till startmötet. Dessa ska samordnas projektets övriga förutsättningar, typ av entreprenad och projektskede.
Planen ska vara samordnad, eventuellt etappindelad och innehålla minst följande aktiviteter:
– Möten
– Planerade leveranser
– Granskningstider för projektör/beställare
Efter godkännande från beställare och projekt-/projekteringsledare sparas projekteringstidplanen i beställarens projektportal.

3.3 Ritningsleveransplan och ritningsförteckning

Ritningsleveransplan och ritningsförteckning upprättas av respektive projektör.

3.4 Ekonomiuppföljning

Ekonomiuppföljning under projektering och entreprenadtiden sker månadsvis och stäms av med beställare och projekt-/projekteringsledare. Excelfil av ekonomiuppföljning laddas upp på beställarens projektportal.

3.5 Resurser

En resursplan som visar hur respektive projektör planerar att nå projekteringsresultatet enligt överenskomna ramar ska upprättas och sparas i beställarens projektportal.

3.6 Möten

Möten planeras och genomförs i projektets olika skeden. Exempel på möten där respektive projektör förväntas delta:
– Startmöte
– Projekteringsledningsmöten
– Projekteringsmöte
– Kvalitetsmöte
– Miljö- och energimöte
– Samordningsmöte
– CAD/BIM-samordningsmöten
Samtliga möten, även de mellan projektörer, ska dokumenteras och sparas i beställarens projektportal i aktuell projektmapp.
Vid sista förprojektering/projekteringsmöte ska kontrolleras att alla kvarstående punkter har utretts och inarbetats i handlingar, ritningar och att alla avsteg finns dokumenterade och är godkända.

3.7 Handläggare

Handläggare är uppdragsledare i sitt projekt och ansvarar för ekonomi, tid och kvalitet i det specifika projektet. Handläggare ansvarar även för att projekteringen utförs enligt gällande krav och projekteringsanvisningar vilket i senare skeden av projektet görs med utgångspunkt från framtagen programhandling. Handläggare har ansvar för att säkerställa att inventering sker ute på plats i samtliga projekt och att samtliga projektörer inom det egna företaget som är delaktiga i projektet har kännedom om projektets förutsättningar. Handläggare ansvarar också för att projekteringen utförs av personer med rätt kompetens och certifieringar samt att resultatet uppfyller ställda krav på kvalitet. Handläggare jobbar aktivt i projektet och samordnar projektet inom projekteringsgruppen med övriga projektörer och projekt-/projekteringsledare. Handläggare fördelar arbetet i sin projektgrupp. Det kan endast finnas en utsedd handläggare i varje disciplin.

3.8 Samordningsansvarig

Samordningsansvarig utses i varje projekt och denne ansvarar för att samordning sker inom projekteringen till en komplett fungerande anläggning samt att tider säkras. Det innefattar framtagande av projekteringstidplan enligt projektets ramar samt att följa upp denna och säkerställa att all projektering i projektgrupp kan ske rationellt och följer huvudtidplanen. Samordningsansvarig har tät och nära kontakt med projekt-/projekteringsledare i projektet.

3.9 Projekteringsinstallationssamordnare

Projekteringsinstallationssamordnare utses i varje projekt och denne ansvarar för fysisk samordning. Projekteringsinstallationssamordnaren ansvarar för systemsamordning mellan samtliga discipliner så att installationer får avsedd funktion samt att samordning görs med verksamhetens utrustning. Denne ansvarar även för att projekteringsgränsdragningslista upprättas och samordnas med alla i projekteringen ingående delar. Projekteringsinstallationssamordnaren ansvarar även för att program för samordnad funktionsprovning tas fram under projekteringen. Programmet ska vara ett levande dokument under projekteringstiden som stöd för samordning inom projektgrupp.

3.10 Projekt-/Projekteringsledare

Projekt-/projekteringsledare ansvarar för att organisera, administrera och följa upp projekteringsprocessen. Projekt-/projekteringsledare ansvarar för och håller i projekteringsmöten samt följer upp projekteringstidplan.

3.11 Samordning

Projektörer ska arbeta in underlag/projekteringsförutsättningar från sidoentreprenör, IT, VA m.fl. Tidplanen ska samordnas med övriga intressenter såsom sidoentreprenörer/projektörer, IT, VA m.fl.

3.12 Risk- och möjlighetsanalys

Löpande under projekteringen ska risk- och möjlighetsanalyser utföras i erforderlig omfattning. Som lägsta nivå ska en analys göras vid programhandling, systemhandling och detaljprojektering. Samtliga risk- och möjlighetsanalyser ska dokumenteras och sparas i beställarens projektportal.

3.13 CAD/BIM-hantering

Projektörernas frågor gällande CAD/BIM-hantering sker via det egna företagets CAD/BIM ansvarige.

3.14 Avsteg från godkända handlingar

Behov av avsteg från godkända handlingar dokumenteras i avstegsrapport (mall avstegsrapport används) löpande av projektör. Avstegsrapporten stäms av i projektet framtagen programändringslogg alternativt (vid mindre projekt) på projekteringsmöte och ska godkännas av beställaren innan ändring görs i handlingarna. Avsteg i projekteringsskedet tas upp, redovisas och dokumenteras löpande på projekteringsmöte.

3.15 Projekteringsändringar

Inga ändringar får göras utan projekt-/projekteringsledare godkännande i samråd med beställaren. Ändringar i projekteringsskedet tas upp, redovisas och dokumenteras löpande på projekteringsmöte. Revidering av handling ska alltid dokumenteras i en framtagen programändringslogg samt i textdokument som klart beskriver vad som ändrats, orsaken till ändringen, vem som initierat ändringen, vilka andra projektörer som berörs samt om det är en förändring som påverkar godkänd programhandling.

3.16 Projektförändringar

Projektförändringar identifierade av projektörer och tillkommande behov från verksamhet eller beställaren ska dokumenteras i projektets programändringslogg och kommuniceras till projekt-/projekteringsledare för beslut. Orsaker till avvikelser från budgeten ska identifieras och behov av åtgärder ska kommuniceras med projekt-/projekteringsledare.

3.17 Oklara krav eller förändrade förutsättningar

Projektörer ska omgående anmäla förändrade förutsättningar eller ofullständiga, oklara krav i projektets handlingar till projekt-/projekteringsledare som tar beslut om åtgärd, vid behov efter dialog med beställare. Dokumentation av beslut sker på projekteringsmöte.

3.18 Validering av slutprodukt

Validering syftar till att säkerställa att slutprodukten svarar mot ställda funktionskrav, för en specificerad tillämpning eller avsedd användning.
Respektive projektör anger vilken validering som ska göras som till exempel samordnad funktionsprovning, provytor, ljudmätning och värmefotografering. Lämpligen beskrivs valideringspunkter i den tekniska beskrivningen för respektive disciplin.

3.18.1 Validering av styr och övervakning

I schemat för samordnad provning ska alla uppkopplingar till överordnat övervakningssystem framgå.

3.19 Arbetsmiljö

3.19.1 Arbetsmiljöplan (AMP)

BAS-P ska upprätta en arbetsmiljöplan utifrån underlag från övriga projektörer. Mall för arbetsmiljöplan kan hämtas på https://www.sbuf.se/ampguiden/AMP-Guiden/. AMP är en del av Förfrågningsunderlaget.

3.19.2 Arbetsplatsdisposition (ADP)

Arbetsplatsdisposition tas fram av A-projektör alternativt BAS-P i samverkan med projektledning. APD-planen ska förhålla sig till eventuella övergripande APD-planer samt samordnas med arbetsmiljöplan. APD ska på en ritning redovisa hur transporter ska ske, var verkstäder förläggs, platser för avfall, heta arbeten, bygghissar etcetera. Hänsyn ska tas till personal- och materialförsörjning till/från projektet och gällande riktlinjer. Arbetet ska i största möjligaste mån planeras så att Tillfälliga Heta arbeten kan undvikas. Projekt-/projekteringsledare ska inhämta beställarens godkännande av APD-plan i de fall verksamhet bedrivs i anslutning till entreprenadområdet.

3.20 Plan för granskning

Varje projekteringsleverans ska genomgå en granskning enligt framtagen tidplan. All granskning ska samordnas mellan samtliga ingående discipliner. Granskningstider anpassas efter projektets storlek och mängd. Granskningssynpunkter ska dokumenteras, hanteras och besvaras enligt överenskommelse i projektet samt åtgärdas av projektörer. Om ingen granskningskommentar kommit projektör tillhanda inom föreskriven tid, betraktas detta som en accept för föreslaget utförande. Projektör ska i sin tidplan avsätta tid och resurser för hantering av granskningssynpunkter. Projektet ska minst följa nedanstående granskningssteg mellan varje handlingsnivå.

3.21 Programhandling

Aktuell verksamhet granskar programhandling utifrån att lokalerna överensstämmer med de syften/mål verksamheten har till exempel flöden och samband. Projekt-/projekteringsledare ska lämna nedanstående underlag för granskning till beställare som går igenom handlingen med verksamhet. Beställare inhämtar ett skriftligt godkännande från verksamheten/verksamheterna som ska nyttja lokalen. Projektörer ansvarar för att genomföra granskning av programhandlingen enligt fastställd tid/granskningsplan.

Systemhandling/Förfrågningshandling totalentreprenad
Granskning ska alltid säkra att framtagna handlingar överensstämmer med
-godkänd programhandling och programändringslogg
– befintliga lokalers förutsättningar/objektsspecifika förutsättning
– informationshandling i projektet till exempel flöden, tillgänglighet etcetera.
– projektets riktlinjer
– gällande lagar och föreskrifter
– AF-del
– Rambeskrivning

Steg 1 – Företagsintern granskning. Ska innehålla: granskning av eget arbete verifierat med egenkontroll, samordnad granskning av företagets ingående leveranser och att identifierade granskningsbrister är åtgärdade

Steg 2 – Granskning inom projektgruppen. Klusterfil upprättas, kollisionskontroller utförs och kritiska snitt kontrolleras. Synpunkter från granskningen inarb

Steg 3 – Granskning av projekt-/projekteringsledare, samt aktuella referensgrupper. Synpunkter från granskningen inarbetas efter beslut från projekt-/projekteringsledare. Särskild granskning ska göras av följande punkter:

Lås och Säkerhet – Säkerhetsentreprenör ska ges möjlighet att vara sakkunnig under framtagandet av lås/säkerhetshandlingar samt granska dessa.

Brandskydd – Efter behov beroende på projekts omfattning 3:e parts granskning av brandkonsult att brandskyddet följer gällande riktlinjer.

Steg 4 – Vid totalentreprenad sker en slutkontroll av projekt-/projekteringsledare innan handlingen stämplas om till Förfrågningshandling, vid utförandeentreprenad stämplas handling istället om till systemhandling.

Förfrågningshandling utförandeentreprenad

Granskning ska alltid säkra att handling överensstämmer med godkänd programhandling och programändringslogg samt att projektets riktlinjer är uppfyllda.

Steg 1 – Företagsintern granskning. Ska innehålla: granskning av eget arbete verifierat med egenkontroll, samordnad granskning av företagets ingående leveranser och att identifierade granskningsbrister är åtgärdade

Steg 2 – Granskning inom projektgruppen. Klusterfil upprättas, kollisionskontroller utförs och kritiska snitt kontrolleras, funktioner och dimensionerande faktorer från av beställare godkänd programhandling säkras. Synpunkter från granskningen inarbetas efter beslut från projekt-/projekteringsledare. Handlingen går vidare till steg 3.

Steg 3 – Granskning utförs av projekt-/projekteringsledare, samt aktuella referensgrupper. Synpunkter från granskningen inarbetas efter beslut från projekt-/projekteringsledare. Särskild granskning ska göras av följande punkter:

Lås och Säkerhet – Säkerhetsentreprenör ska ges möjlighet att vara sakkunnig under framtagandet av lås/säkerhetshandlingar samt granska dessa.

Brandskydd – Efter behov beroende på projekts omfattning, 3:e parts granskning av brandkonsult att brandskyddet följer gällande riktlinjer.

Steg 4 – Driftenheten bjuds in till att teknikvis få projekterande systemlösningar
beskrivna för sig.

Steg 5 – Vid utförandeentreprenad sker en slutkontroll av projekt-/projekteringsledare innan handlingen stämplas om till Förfrågningshandling.

Bygghandling

Efter avslutad upphandling av entreprenörer ska handlingarna stämplas om till Bygghandling och sparas i aktuell projektportal. Eventuella förändringar i upphandlingen arbetas in i bygghandlingen och PM upprättas.

Relationshandling

Steg 1 – Projektörernas egenkontroll att entreprenörens ändringar enligt relationsunderlag är inarbetade i handlingen.

Steg 2 – Relationshandlingarna överlämnas till CAD/BIM-samordnaren för slutkontroll.

 

4.1 Dokumentation

All dokumentation som tas fram av projektörer ska sparas i beställarens projektportal.

Samtliga åtgärder/ingrepp i byggnader/anläggningar ska dokumenteras i erforderlig omfattning.
Relationsritningar samt produktblad, drift- & skötselinstruktioner, protokoll m.m. skall alltid levereras om ej annat avtalats skriftligen i beställningen.

Drift-& skötselinstruktioner ska levereras dels elektroniskt enligt nedan och dels utskrivet och insatt i en (1) Drift- och skötselpärm.
Leverans av samtliga dokument ska ske i elektronisk form till beställare. Mindre mängd dokument kan levereras per e-post till: fastdok@motala.se, större mängder som USB och/eller via projektportal senast två (2) veckor innan syn eller slutbesiktning.
Samtliga objektsspecifika dokument ska levereras i redigerbart format som MS Office- och/eller AutoCAD-kompatibla filer.
Ovanstående avser upprättade förteckningar, listor m.m. och övrigt som till exempel produktblad ska levereras som Adobe Pdf-filer lägst version 8.0, Se även http://www.adobe.se/products/acrobat/main.html ”Relationsritning” och ”underlag för relationsritning” skall i första hand upprättas av entreprenör, beställare tillhandahåller digitalt underlag för detta. Ändring av mindre omfattning kan redovisas som skiss med erforderliga mått. Underlag från entreprenör ska levereras som Adobe Pdf-filer, se ovan.

Ändringar

Om entreprenören utför arbeten som innebär ändrad byggnadsyta, rumsfunktion, anslutning, effekt, kapacitet, fabrikat på apparat eller dylikt på befintliga installationer, ska entreprenören upprätta och till beställaren överlämna relationshandlingar som utvisar det ändrade utförandet senast två (2) veckor innan syn eller slutbesiktning.
Beställaren tillhandahåller ritningar över befintligt utförande i möjligaste mån.
För Motala kommun Fastighetsverksamheten gäller redovisning enligt Dokumentation.
Samtliga inleveranser aviseras till beställare med uppgift om leveransmetod, datum och omfattning.

För mer info se Bilaga 1 “Motala kommuns anvisningar för drift- och underhållsinstruktioner”

4.2 Egenkontrollplan

Egenkontrollplan ska upprättas och godkännas av projekt-/projekteringsledare. Planen ska vara anpassad utifrån projektet och framtagen kvalitetsplan. Lagkrav, föreskrifter och riktlinjer som gäller respektive projektör som ska framgå i respektive projektörs egenkontroll. Egenkontrollen sparas i aktuellt projekt i beställarens projektportal.

4.3 Verifiering av projektering

Verifiering av projektering ska säkerställa att resultatet av projekteringen uppfyller ställda funktions- och lokalkrav. Verifieringen ska också visa att krav från styrande dokument har beaktats och arbetats in. Projektörer ska inarbeta sina verifieringar i egenkontrollplan. Verifiering sker genom signerad egenkontroll samt genom beräkningar, simuleringar.
Verifieringen dokumenteras löpande och sparas i respektive projekts dokumentation i
samband med slutleverans av:
– Programhandling
– Systemhandling
– Förfrågningshandling
– Bygghandling
– Relationshandling

4.4 Validering av projekteringsskedet

Valideringen i projekteringsskedet syftar till att säkerställa att projekteringen svarar mot ställda funktionskrav för avsedd användning. Särskilda krav på validering angivna i projekteringsanvisningar kan till exempel vara simulering, teoretisk funktionsprovning mm.
Projektörer ska inarbeta projekteringens validering i egenkontrollplan. Validering ska ske genom CAD/BIM-modellering och kompletteras utifrån projektets behov med till exempel kontroll av funktion hos likvärdig konstruktion och fullskaleprov av detaljlösningar.

Motala kommuns miljöriktlinje för aktuellt projekt ska följas och inarbetas i leverantörens egenkontrollplan. Se projekteringsanvisning Miljö.

5.1 Databas

Miljödatabas ska användas för kontroll vid material/produktval. Logg av material/produkt kan göras både i miljödatabas eller Excel fil, ska göras löpande under projekteringen. En projektkollektion ska vara upprättad per projekteringsdisciplin och klarmarkeras i samband med granskning steg 2. Granskningssynpunkter från miljödatabas ska hanteras genom byte av produkt alternativt avstegshantering genom Motala kommuns Energi- och miljöingenjör. Se mer information i projekteringsanvisning Miljö.

 

Projektörer ska följa reglerna i Plan- och bygglagen (PBL), Plan- och byggförordningen (PBF) och Boverkets byggregler (BBR) samt säkerställa att krav som avser tillgänglighet och användbarhet uppfylls.

Projektanpassad tillgänglighetslösning tas fram under projekteringsfasen i samråd med beställare och verksamhet.