1. Allmänt

Ansvar för denna handledning har systemadministratör hos Fastighetsverksamheten i Motala kommun.
Kontaktinfo.: fastdok@motala.se
Med leverantör avses den som utför tjänst till Motala kommun.
Med AO avses beställning/arbetsorder från Fastighetsverksamheten.

2. Leverantörs avrapportering

Leverantör ska enligt avtal rapportera arbetsstatus under pågående arbete samt
avrapportera utfört arbete. Detta görs i systemet ”Faciliate Web” som Motala kommun tillhandahåller via webgränssnitt.
OBS! Tid avrapporteras på faktura, ej här.

3. Inloggning

1. Surfa in på följande web-adress https://weblord.motala.se
2. Välj fliken ”Leverantör”.
3. Ange det användarnamn och lösenord som du/ni har fått från Fastighetsverksamhetens systemadministratör.

Bild 1 Startsida

Så här ser det ut vid lyckad inloggning:

Bild 2 Inloggningssida

4. Arbetsorder (AO)

Gången för hantering av AO är: Acceptera beställning (=ändra status till ”Accepterad”) ->Utföra arbetet (= Ändra status till ”Arbete pågår” eller annan
relevant status) -> Avsluta (=ändra status till ”Arbete färdigt” och avrapportera) vilket beskrivs längre ned i dokumentet.

4.1 Ändra arbetsstatus

Klicka på knappen ”Rapportera” (Bild 2 Inloggningssida) och följande formulär visas.

1. Fyll i aktuellt AO-nr utan prefixet LLAO eller fortsätt utan det.
2. Välj datumintervall.
3. Klicka på ”Sök”
4. Dina/era aktiva AO visas i listan. Markera aktuell AO.
5. Klicka på ”Avrapportera”

Bild 3 Sök AO-nr

Följande avrapporteringsformulär (Bild 4 Avrapportering) visas.

Bild 4 Avrapportering

6. Ändra arbetsstatus (val enligt Bild 5 Arbetsstatus) under arbetets gång och klicka på ”Skicka”. Även åtgärd kan uppdateras.
Uppdatering är möjlig ända tills man använder knappen ”Avrapportera” som stänger arbetsordern. (Gör inte det nu.)

Bild 5 Arbetsstatus

-Sätt arbetsstatus till ”Accepterad” för att acceptera beställningen -”Beställning” är grundstatus vid ankomst till leverantör -Sätts då arbetet är klart -Sätts då man väntar på material -Sätts då arbetet påbörjas/pågår -Sätts då man väntar på besked ex. från fastighetsförvaltare

Arbetsstatus är mätbart och har betydelse för hur väl arbetet utförs inom avtalad/beställd tidsram.

4.2 Avrapportera och avsluta AO

Så här avrapporterar du slutfört arbete för en AO:

6. Ändra arbetsstatus enligt kapitel 4.1 Ändra arbetsstatus utan att klicka på ”Skicka”.
7. Ange en tydlig åtgärdsbeskrivning samt, vid felavhjälpande, ange vad som bedöms ha orsakat felet och uppdatera sedan fältet ”Felorsak” med ett relevant
värde.
8. Klicka på knappen ”Avrapportera” för att avsluta arbetsordern

OBS! Tid anges på fakturan, inte här!
OBS! Knappen ”Extra AO” får inte användas.
”Rensa” = tar bort det du har skrivit.
* = är ett obligatoriskt fält.

4.3 Felanmälan/Beställning

Här kan du se aktiva beställningar och göra felanmälan om ett nytt fel upptäcks.
OBS! Detta görs i samråd med fastighetsförvaltare/fastighetsskötare.

4.4 Historik 

Här kan du söka bland dina avslutade arbetsordrar i givet tidsintervall.